Puntos principales:
Proyectos ágiles no son proyectos más breves, necesariamente.
Beneficios de ser ágiles: la clave es ser flexibles y trabajar como equipos
Lo importante es lograr el éxito del proyecto aprovechando el tiempo y los recursos disponibles
Con el paso del tiempo algunos conceptos y palabras mutan, pierden su esencia e inclusive cambian de significado. Los lenguajes van evolucionando y enriqueciéndose con el tiempo y con el uso. Sin embargo, esto presenta retos y desafíos en la comunicación, tanto de ideas como en el día a día. En el mundo de la terminología de negocios estos retos son aun más notorios por múltiples razones; entre ellas:
desconocimiento o falta de profundidad al estudiar el concepto
modas (buzzwords), popularizadas en títulos de artículos, libros y tuits
normalmente proceden de anglicismos
Por ejemplo, enlisto tres de las palabras más confundidas y desvirtuadas en los negocios y la innovación, y entre paréntesis escribo lo que la gente entiende y expresa a veces al utilizarlas:
disrupción (“hacer algo digital”)
estrategia (“táctica”)
ágil (“proyectos más cortos”, “resultados más rápidos”)
Sobre esta última hablaremos hoy, lo cual es particularmente relevante en proyectos de tecnología, innovación y nuevos negocios.
“¡Es un proyecto ágil, debería de ser más rápido!”
Eh, no.
La palabra “ágil” en el contexto de proyectos o forma de hacer cosas proviene del concepto en inglés conocido como AGILE. En breve, AGILE es una mentalidad, una forma de pensar, que nos permite iterar y adaptarnos a la incertidumbre buscando la mejora continua e incremental.
Sin embargo, la gente normalmente entiende ágil como que significa “más rápido”, principalmente en el sentido de “proyectos más breves”. Ciertamente, AGILE nos permite ver resultados parciales más rápidos, pero no necesariamente proyectos más breves. Nos permite experimentar, aprender de los errores y aciertos, reducir costos de ese aprendizaje entre otros grandes beneficios.
Es importante mencionar que no todos los proyectos son idóneos para llevar bajo metodologías ágiles, como SCRUM. Tampoco aplica por igual a todas las organizaciones o equipos, cuando menos no al inicio sin una capacitación y cambio de mentalidad y cultura.
¿Qué significa entonces ser ágil?
Para explicar lo que significa ser ágil, mencionaremos algunas de sus ventajas para ejemplificar el cambio de mentalidad requerido al analizar los objetivos que perseguimos.
Algunas de las ventajas a grandes rasgos de operar con una mentalidad ágil son:
Mayor flexibilidad:
El entorno cambia, el mercado cambia, la prioridad cambia… todo cambia todo el tiempo. ¿Para qué fijar en piedra lo que podría cambiar mañana? Ser ágiles nos permite ajustar decisiones, prioridades y expectativas para irnos adaptando a los retos y cambios que vamos descubriendo y afrontando.
Permite experimentación:
Dado que tenemos flexibilidad, nos permite empujar los límites al tomar decisiones tomando riesgos para poder experimentar. Inclusive, nos permite hacer experimentos A/B probando dos decisiones que compitan en la realidad para saber cuál es la mejor. La innovación resulta de empujar los límites de lo conocido.
Adaptarse y corregir más rápidamente:
Algunos experimentos no funcionan, o bien, no resultan como se esperaban pero nos entregan datos y experiencias valiosísimas que debemos aprovechar. Al darnos cuenta de esto, lo mejor es dejar de seguir desperdiciando tiempo y esfuerzo y adaptar el experimento según lo observado, continuamente.
Enfocarte en lo importante en este momento:
En la mentalidad conocida como “Lean” se propone la idea de “postergar las decisiones hasta el último momento responsable”. Esto significa que si la decisión puede esperar sin afectar negativamente al proyecto, la decisión debemos tomarla hasta el último momento que se pueda esperar responsablemente. Aquí el tiempo juega a nuestro favor, pues nos permite seguir observando cómo evoluciona la situación sin comprometernos con decisiones tomadas cuando no eran necesarias, todavía. La clave es poder distinguir ese momento justo en que una decisión debe ser tomada. Esperar de más puede ser contraproducente, al igual que tomarla precipitadamente.
Mejor integración de equipo, mejor comunicación y responsabilidad compartida:
Al pensar y operar de manera ágil tenemos, obligadamente, que operar como equipo. La clave aquí es la responsabilidad compartida, es decir, o el equipo triunfa o el equipo fracasa. No hay éxitos o fracasos individuales, sino compartidos. En proyectos tradicionales estamos acostumbrados a ver los típicos pleitos de “marketing vs. ingeniería”, “compras vs. tecnología”, o inclusive “nosotros vs. el Proveedor”. Al final, todos resultan en un “nosotros vs. ellos” que destruye equipos, y al final socavan los objetivos mismos que se buscan con el proyecto.
En temas de comunicación, ser ágil significa brindar y recibir retroalimentación directa, honesta y sincera constantemente, tanto de miembros del equipo como de los clientes o usuarios. Las jerarquías o pactos sociales deben dejarse de lado buscando el bien del proyecto, siempre respetando la dignidad de todas las personas involucradas.
Menos desviación del objetivo de negocio:
Cuando arrancas un proyecto, tienes una meta en mente. Si ese objetivo está varios meses en el futuro, es probable que cuando llegues ahí, si es que llegas, ese objetivo ya no sea relevante, o bien, se haya movido o mutado, lo cual te dejaría igual de lejos del objetivo que cuando empezaste. Sin embargo, ya habrías perdido tiempo, dinero y esfuerzo en perseguir un futuro que no pudiste alcanzar. Pero, si haces objetivos más cercanos en el tiempo, por ejemplo, quincenales o mensuales, estás mucho más en control de cómo te acercas a esos microobjetivos, lo cual te permite ajustar frecuentemente el rumbo y, al final, sí llegar al objetivo que buscabas, aunque al paso del tiempo se haya movido de lugar y haya mutado. Con entregables frecuentes e incrementales te aseguras que cada paso te acerca al futuro deseado. Y si no, ¡ajustas y ya!
Mejora continua e incremental:
La idea es ir dando pasos pequeños pero incrementales. Los proyectos toman un ritmo acelerado de crecimiento, tanto del producto mismo como del equipo y de la organización. Roma no se construyó en un día, sino que en cada día Roma se construyó.
Conclusión
Ninguna de las características anteriores reduce el tiempo de proyecto, ni evita errores, ni baja costos inmediatos.
Sin embargo, incrementan el éxito de los proyectos, y dicho sea de paso, sí reducen el costo a largo plazo: tanto financiero como de oportunidad.
Al final, eso es lo relevante.
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Photo by Ivan Samkov from Pexels